Gestão de tempo: o que é e como fazer

Você acredita que 24 horas é pouco para o seu dia e que deveria ter mais? E ainda não entende como outras pessoas conseguem produzir mais do que você nas mesmas 24 horas? Você não precisa de mais horas no seu dia, o que você precisa é fazer uma gestão de tempo. Entenda!

Todo mundo é capaz de produzir mais no mesmo tempo, porém pequenas distrações do dia a dia podem estar te afastando do seu objetivo. Fazer uma gestão do tempo eficiente poderá lhe render mais tempo livre no final do dia.

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo é um conjunto de técnicas com o objetivo de melhorar a realização das tarefas, ou seja, tornar o seu tempo mais produtivo e eficiente, sem prejudicar a qualidade de suas atividades.

Ao implementar o gerenciamento de tempo, você conseguirá melhorar a sua capacidade profissional, além de manejar o estresse já que não estará correndo contra as horas para entregar as demandas.

Porém, não é apenas ao ambiente profissional que um gerenciamento de tempo se limita. Apesar de ser mais comum e necessário, você também pode aplicar as técnicas de gestão do tempo na sua vida pessoal.

Por que é importante fazer gerenciamento de tempo?

Fazer uma gestão de tempo poderá gerar uma sensação de bem-estar, pois, ao administrar melhor o seu tempo, você será mais produtivo. Além disso, pode tornar o clima organizacional mais leve, já que os resultados serão sentidos com as metas alcançadas.

Além de aumentar a produtividade e a eficiência do seu trabalho, o gerenciamento de tempo também ajuda a melhorar a sua reputação profissional. Afinal, é possível que você se torne uma pessoa mais confiável no quesito de entregas de tarefas.

Como consequência, você fica menos estressado já que consegue controlar e priorizar suas tarefas mais urgentes e importantes, procrastinando menos.

Para fazer uma gestão do seu tempo, o primeiro passo é entender quanto tempo você gasta para realizar determinadas atividades. Veja como fazer o gerenciamento do seu tempo de forma eficaz.

Como fazer uma gestão de tempo eficiente?

Depois de ter cronometrado quanto tempo você demora em cada atividade, está na hora de se organizar para fazer uma gestão de tempo eficiente. Confira estes passos:

1. Planejamento: tenha uma agenda;
2. Defina metas e termine tudo o que começar;
3. Analise seu dia e mantenha os prazos;
4. Aprenda a priorizar tarefas;
5. Fuja da procrastinação e aprenda a dizer não;
6. Organize as pausas durante o trabalho.

Agora vamos falar de cada um deles.

Planejamento: tenha uma agenda

Ter uma agenda ou um planner é importante para que você consiga organizar a sua rotina. Anote desde reuniões até os mínimos detalhes, como lavar roupa. Você verá que atividades que você acha que não demandam tanto assim do seu tempo, ocupam muito espaço.

Caso você não se habitue, utilize uma agenda virtual. O importante é que, no começo do dia ou na noite anterior, você anote todas as tarefas que precisa realizar naquele dia específico. Após a conclusão de cada atividade, marque com um sinal de check ou pinte de verde, como preferir.

Quando for planejar o seu dia, procure estabelecer uma lista apenas de atividades que você irá cumprir. Caso você não consiga, maneje o resto de sua semana para que seja possível a realização de todas as suas tarefas.

Defina metas e termine tudo o que começar

Não existe nada mais frustrante do que o dia acabar e você ver que simplesmente deixou o tempo passar. Por isso, criar metas factíveis pode ser um ótimo aliado na hora de você seguir o planejamento feito.

O importante é estabelecer metas reais, ou seja, possíveis de serem cumpridas. Não adianta nada você colocar no seu planejamento uma meta que você já sabe, de antemão, que não conseguirá cumprir – pelo menos não neste momento.

Portanto, criar metas dentro do seu planejamento e seguir o plano para cumpri-las pode ajudar na sua motivação, já que será uma recompensa para o seu cérebro cumprir aquilo no qual você se propôs.

Assim, o ideal é que você termine tudo o que começou a fazer – só pare se surgir algo realmente urgente. Não deixe para depois, pois a procrastinação pode ser um ciclo vicioso sem fim.

Analise seu dia e mantenha os prazos

Ao final do dia, analise como foi o desenvolvimento das atividades e se você conseguiu cumprir tudo o que tinha se proposto a fazer. Um erro muito comum é o equívoco na hora de estabelecer o tempo que uma atividade leva para ser feita.

Por isso, cronometre suas atividades, principalmente as mais habituais, para ter uma noção melhor de quanto tempo leva cada demanda para você. Dessa forma, no momento do planejamento da próxima semana, você consegue se manter mais atrelado à realidade da tarefa.

Para as atividades que nunca foram feitas antes, tente prever um tempo e adeque de acordo com as necessidades que aparecerem. Caso você termine antes do previsto, já pode começar a próxima!

Aprenda a priorizar tarefas

Para ter uma gestão de tempo eficiente, é importante que você aprenda a elencar as tarefas que são realmente urgentes ou aquelas que podem ser feitas depois. Para entender o que fazer primeiro, pense se o seu cliente será prejudicado ou se alguém depende apenas de você para seguir trabalhando.

Você pode elencar tarefas a partir deste esquema:

• A tarefa é urgente e importante? Faça agora;
• A tarefa é importante, mas não é urgente? Agende;
• A tarefa é urgente, mas não é importante? Delegue;
• A tarefa não é urgente nem importante? Elimine.

Fuja da procrastinação e aprenda a dizer não

Todo mundo já “deixou para depois” aquela tarefa que não tinha tanta urgência. O problema é que o depois sempre chega e, uma hora ou outra, você terá que terminá-la. Por isso, fazer suas tarefas o quanto antes poderão lhe livrar de problemas futuros.

Para que você consiga fazer suas tarefas, uma dica muito importante é se livrar de distrações, como redes sociais, celular, e-mail e televisão. Conseguir se afastar desses passatempos pode aumentar a sua produtividade e gestão de tempo.

Uma das estratégias que você pode aderir é o método pomodoro – coloque o despertador a cada 15 minutos e foque somente no trabalho durante este tempo.

Além disso, saber dizer “não” é o grande segredo da disciplina. Você não deve dizer não apenas a essas distrações, mas também a novas tarefas que podem chegar e que você sabe que não conseguirá cumpri-las no prazo estabelecido. Evite aceitar demandas para agradar o seu chefe ou um colega de equipe.

Organize as pausas durante o trabalho

Fazer intervalo durante o trabalho é essencial para que você consiga dar um tempo para a sua cabeça e volte a produzir com qualidade. Porém, cuidado para não se distrair demais durante este tempo. 

Além de conversar com os colegas, você pode aproveitar para se alongar ou descansar um pouco. Assim que a mente e a energia estiverem recuperadas, é hora de voltar ao trabalho.

Fazer uma gestão de tempo eficiente pode ser mais fácil do que você imagina. Com força de vontade e organização, você conseguirá render mais durante o tempo que você se propõe a trabalhar. Com resultados mais eficazes, você se sentirá muito mais feliz e motivado para continuar.

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