Apesar de ainda ser uma prática recente no Brasil, o home office já é muito adotado ao redor do mundo. O aumento de aplicativos de mensagens e de armazenamento em nuvem, mudaram a forma como as pessoas se comunicam, compartilham informações e exercem seu trabalho. 

Diante deste cenário, qualquer trabalho que exige uma boa conexão com a internet e um computador, pode ser realizado no home office. Por outro lado, a empresa precisa se planejar para que esse método funcione. Por isso, separamos 5 dicas para organizar o home office dos seus funcionários. 

O que é Home Office?

A tradução literal do termo “home office” é “escritório em casa”, no entanto, essa modalidade não se limita somente a isso. O home office significa que os colaboradores podem optar trabalhar em locais alternativos que não seja um escritório. Pode ser em casa, em um espaço coworking, em uma cafeteria, enfim, são muitas possibilidades. 

No entanto, diante do atual cenário no Brasil e no mundo, a recomendação é que as atividades sejam executadas dentro de casa e que as pessoas evitem de sair. Atentem-se a isso! 

Segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), em 2018, 5,2% dos profissionais com carteira assinada trabalhavam de home office, o que equivalia a cerca de 3,8 milhões de pessoas. 

Quais os benefícios para a empresa?

Redução de custos

Manter uma sede/escritório capacitado para atender todos os seus funcionários demanda custo: energia elétrica, água, manutenção, móveis e muito mais! Quando você opta pelo home office, a sua empresa reduz esses gastos. 

Além disso, os colaboradores também saem ganhando. Eles não vão precisar se deslocar até a sede, economizando tempo e dinheiro que eles gastariam no transporte público ou com a gasolina do carro, por exemplo. 

Aumento da produtividade

O percurso da casa do colaborador até o escritório, na maioria das vezes, costuma ser longo. A quantidade de tempo no trânsito somado a superlotação dos transportes públicos gera muito desgaste aos funcionários, que pode causar sensação de maior cansaço. 

O home office permite que o colaborador descanse um pouco mais e evite esse desgaste do percurso. Ele ainda pode escolher um ambiente mais confortável para realizar suas tarefas. Essas características podem resultar no aumento da produtividade.

De acordo com a revista Exame, um levantamento americano realizado pela Gallup mostra que colaboradores que adotam parcialmente o home office dedicam mais horas ao trabalho e relatam maiores índices de engajamento e satisfação. 

Mas como a empresa organiza o home office para os colaboradores?

A palavra é exatamente essa: organização. A empresa precisa se planejar e garantir as ferramentas necessárias para que o colaborador consiga trabalhar remotamente em outro ambiente que não seja o escritório. Confira 5 dicas que o seu negócio pode seguir para aplicar o home office. 

1 – Mostre que você está próximo da equipe

Seja por telefone ou videoconferência, mantenha o diálogo constante e forneça feedbacks aos seus funcionários. Faça um resumo sobre os principais pontos tratados em cada reunião, elogie as entregas e aponte no que cada um pode melhorar. 

2 – Ferramentas que não podem faltar

Mesmo de longe, o profissional precisa compartilhar informações e tarefas concluídas com o restante da equipe. Por isso, é preciso alinhar quais os meios de comunicação que serão utilizados no dia a dia. 

Hoje, existem diversos aplicativos que podem garantir uma visão geral do trabalho que está sendo executado e evitar ruídos na comunicação. O slack, hangouts e skype, por exemplo, são algumas ferramentas úteis para a comunicação entre as equipes. 

Outras ferramentas como o Google Drive e o Microsoft Azure são algumas das opções de armazenamento em nuvem e compartilhamento de informações. Isso sem contar as ferramentas de organização de tarefas como o Trello e Asana que ajudam a visualizar melhor cada entrega.

Para garantir que as tarefas estão sendo executadas, o líder de cada equipe realiza reuniões pontuais com os colaboradores. “[Fazemos] reunião remota com o time, em horários determinados,  através da ferramenta do Google”, afirma Vanessa Benetasso, analista de RH do grupo Cieloblu.  

3 – Segurança das informações e dados das empresas

Como a empresa deve agir para evitar que dados confidenciais acabem vazando? Essa é uma das preocupações que acaba surgindo quando o assunto é home office. 

Existe uma série de medidas que podem ser tomadas para que os dados da empresa e dos clientes sejam protegidos. Primeiramente, você pode filtrar quais informações serão disponibilizadas para o home office e quais não. 

Em seguida, você pode usar ferramentas capazes de proteger esses dados, como a criptografia, firewall que barram o acesso de certas informações, controle de dispositivos que estão sendo usados de maneira remota e o principal: a conscientização dos seus colaboradores sobre o compartilhamento daqueles dados. 

4 – Alinhe as metas e objetivos

Toda organização que decide oferecer a modalidade home office deve alinhar todos os pontos com os colaboradores que vão usufruir do benefício. 

Por exemplo, a empresa precisa deixar claro sobre qual o período que o colaborador precisa estar conectado, quais/quantos dias eles poderão optar pelo home office, se eles poderão se ausentar durante o período de trabalho, enfim, tudo isso precisa ser conversado com antecedência. 

Além disso, é preciso fazer um alinhamento entre as expectativas da empresa e possibilidade de entrega do funcionário. Deixe claro quais são as metas e objetivos que o profissional deve entregar individualmente e em equipe. 

5 – Formalize em um documento

O home office, chamado de teletrabalho, foi formalizado pela CLT com a reforma trabalhista. De acordo com o artigo 75-B, o teletrabalho é “a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo”.

O colaborador não possui desconto de vale-transporte e nem hora extra. Tirando isso, os encargos da folha de pagamento de um teletrabalhador são os mesmos que o de um profissional CLT presencial. 

As atividades que deverão ser realizadas, horários de descanso, ajuda com custos, todos esses detalhes precisam ser formalizados em documento. 

Com essas dicas, oferecer a opção de home office para os seus colaboradores pode ficar muito mais simples. Se você tiver mais alguma dica que gostaria de acrescentar, deixe nos comentários!