Sua academia ou estúdio fitness já sofreu alguma vez com a inadimplência? Alguns alunos não pagam suas contas, seja por falta de dinheiro ou por esquecimento. Isso acontece principalmente quando não escolhem os planos recorrentes de débito automático, por isso, é importante ter aquela mensagem de cobrança pronta.

Para evitar que essa inadimplência traga prejuízos para o nome da empresa, é necessário enviar uma mensagem de cobrança de mensalidade. Lembrando que cobrar o cliente é importante para a saúde financeira do negócio, mesmo não sendo a tarefa preferida dos gestores. 

mensagem de cobrança
Descubra como tornar a mensagem de cobrança da sua academia efetiva

Isso porque, além de fazer a manutenção do fluxo de caixa, o bom funcionamento de uma academia também depende da manutenção e sustentação de um relacionamento positivo e profissional com os alunos. Ou seja, um equilíbrio precisa ser muito bem manejado nessa situação. 

Neste artigo, trouxemos técnicas eficientes de cobrança para clientes, garantindo a eficiência e sensibilidade necessária para todo o processo. Além disso, sugerimos alguns exemplos de textos para te ajudar em todas as etapas, desde a escolha do tom de voz até o meio em que a mensagem pode ser enviada.

Aqui, você vai saber:

Por que a mensagem de cobrança é tão importante para sua academia? 

mulher recebendo mensagem de cobrança da academia
Enviar uma mensagem de cobrança significa lembrar o aluno de um pagamento que ele pode ter se esquecido

Recentemente, a inadimplência alcançou números expressivos no Brasil: de acordo com um levantamento do Serasa, em 2023, somaram-se 70 milhões de devedores, vindo de todas as empresas. 

Com esses dados, já dá para ter uma ideia do que um atraso no pagamento pode gerar no fim do mês, não é mesmo? E imagina se isso se repete mais e mais vezes?

Por isso, realizar a mensagem de cobrança a clientes inadimplentes nada mais é do que questionar sobre a remuneração de um serviço que você disponibilizou. Além disso, você pode estar fazendo um favor ao cliente por lembrá-lo de realizar o pagamento: nem toda inadimplência é proposital. 

Como enviar uma mensagem de cobrança de mensalidade?

O primeiro passo antes de enviar este texto é verificar os dados do aluno. Depois, por meio de uma análise, escolher o meio de comunicação. Por fim, escrever um texto objetivo e respeitoso, colocando-se sempre à disposição para entrar em contato e tirar qualquer dúvida. 

Sobre o canal de disparo, entre todas as opções, é fundamental escolher o meio de contato que você já costuma se comunicar com o cliente normalmente, seja para enviar promoções, mudanças de horário e outras informações importantes. 

Alguns meios de comunicação utilizados são: a cobrança pelo WhatsApp, via SMS, mensagem push e e-mail marketing.

Outro cuidado que deve ser tomado é com o momento do envio, sempre respeitando o horário comercial e os dias úteis. 

Como escolher a melhor forma de cobrar um inadimplente?

Primeiro tente tornar a comunicação mais pessoal e, se possível, propor uma solução ao final. Com um atendimento humanizado, o cliente sente que está conversando com uma pessoa do outro lado da tela, e não mais com uma máquina. 

Sobre o conteúdo, é importante que o aluno saiba o quanto o pagamento é importante para a empresa, para que ela siga oferecendo o melhor serviço e atendimento para ele. Antes dos exemplos, veja algumas dicas para formular esse texto de forma educada.

1 – Coloque a empatia em primeiro lugar

Isso significa colocar-se no lugar do aluno e cobrar a mensalidade da forma mais agradável possível. Assim, há maiores chances dele regularizar o pagamento e continuar treinando normalmente na sua academia. 

2 – Ofereça sempre um bom atendimento

Esteja disponível para tirar dúvidas e apoiar o cliente na regularização do pagamento, seja deixando o código de barras do boleto mais visível ou oferecendo outros meios de pagamento. Lembre-se: o atendimento se estende a todos os pontos de contato, e não somente no momento que ele faz a matrícula. 

3 – Cuidado com as palavras que você vai usar

Evite negativas ou muitas sentenças imperativas (de ordem) no seu recado: elas podem intimidar o cliente. Independente do valor devido, é preciso sempre zelar pela imagem da marca. 

4 – Atente-se para o tom de voz

O cuidado aqui deve ser ainda maior para mensagens de texto, já que as pessoas podem ler como fizer mais sentido para elas naquele momento. Por isso, uma dica é trabalhar no mesmo tom de voz usado nas redes sociais e no atendimento ao cliente. Vale também conferir a ortografia, as pontuações e separações de frases. Deixe o conteúdo o mais claro e transparente que puder.

14 ideias de mensagem de cobrança de mensalidade para a sua academia 

homem recebendo mensagem de cobrança
Não sabe como cobrar os alunos? Confira algumas ideias de mensagem de cobrança!

Considerando as dicas mencionadas acima, nós desenvolvemos algumas mensagens que você pode usar como referência em diferentes contextos. 

Aviso de vencimento do boleto

Além de alertar sobre essa informação, é muito importante oferecer ao aluno uma solução prática e rápida, como a possibilidade de emissão de uma nova via, por exemplo. Observe:

  1. Oi, [Nome do Aluno]. Como você está? Viemos te lembrar que o boleto do mês de [incluir aqui qual é o mês] logo vai vencer! Que tal fazer o pagamento e regularizar sua mensalidade com antecedência? Qualquer dúvida é só chamar.
  2. Olá, [Nome do cliente]. Tudo bem? Verificamos que o vencimento do boleto da sua mensalidade está próximo. Então, lembre-se de realizar o pagamento o quanto antes para garantir o acesso às nossas academias. Muito obrigado e qualquer dúvida, pode entrar em contato conosco.
  3. Oi, [Nome do Aluno]. Tudo bem por aí? Percebemos que você ainda não efetuou o pagamento do boleto de [incluir aqui o mês]. Aconteceu alguma coisa? Caso precise que a gente reenvie o documento ou emita um novo boleto para pagamento é só chamar. Esperamos o seu retorno.

Mensagem de cobrança após o vencimento

Se o vencimento já passou, o tom da mensagem tende a ser um pouco mais incisivo, só para deixar clara a urgência da situação. Mesmo assim, deve-se manter o respeito e a empatia, evitando problemas no seu relacionamento com o aluno. 

  1. Oi, [Nome do Aluno]. Percebemos que o boleto da sua última mensalidade já venceu [usar um emoji triste] Mas, para te ajudar a resolver isso, emitimos um novo documento com o código [incluir aqui o código do novo boleto]. Bora resolver isso o quanto antes para continuar usando nossas academias sem se preocupar? Se precisar de alguma ajuda é só chamar!
  2. Olá, [Nome do Aluno], como você está? Verificamos que o prazo do boleto da sua mensalidade já passou, e não foi registrado o pagamento. Que tal regularizar a situação o quanto antes? Se precisar que a gente emita outro documento é só chamar, ok? Valeu!
  3. Oi, [Nome do Aluno]. Tudo bem por aí? Infelizmente, identificamos o atraso no pagamento do boleto da sua mensalidade. Para facilitar a solução desse problema, em anexo você encontra o documento atualizado. Pedimos que faça o pagamento assim que possível. Obrigado!

Mensagem de cobrança da mensalidade 

Esses exemplos são para outras situações que não envolvem necessariamente o pagamento via boleto, como, por exemplo:

  1. E aí, [Nome do Aluno]. Como vai? Tá quase na hora de realizar o pagamento da sua mensalidade, viu? Não esqueça de programar na sua agenda: o vencimento é em [incluir aqui quantos dias faltam para o vencimento]. Se precisar de alguma ajuda, pode contar com a gente!
  2. Olá, [Nome do Aluno]. Viemos te lembrar que a mensalidade do mês de [incluir aqui qual é o mês] está pendente. Pedimos que efetue o pagamento assim que possível, para regularizar seu acesso e aproveitar todos os nossos benefícios. Caso precise de alguma ajuda, nos avise!
  3. Oi, [Nome do Aluno]. Esperamos te encontrar bem! Passando aqui para lembrá-lo sobre a mensalidade de [incluir aqui o mês do pagamento]. Solicitamos que efetue o pagamento até a data [incluir aqui a data de vencimento] para manter seu acesso regular aos nossos serviços. Estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida.

Mensagens de negociação

Quando o assunto é uma mensalidade em atraso, nada melhor que uma proposta de negociação para facilitar o pagamento. Veja algumas abaixo:

  1. Olá, [Nome do Aluno]. Chegamos com boas notícias: que tal regularizar o pagamento da sua mensalidade para voltar a treinar? Disponibilizamos algumas opções para negociação em anexo. Dá uma olhada no que funciona para você e converse conosco para resolvermos essa situação.
  2. Oi, [Nome do Aluno]. Como vai? Entendemos que aconteceu algum problema para atrasar o pagamento da sua mensalidade, e, por isso, estamos abertos a negociar condições mais flexíveis para regularizar a situação. Converse conosco para saber mais. Esperamos você!
  3. Caro [Nome do Aluno]. Imprevistos acontecem, e sabemos disso. Mas para evitar o impacto do seu pagamento de mensalidades da [Nome da Academia], estamos dispostos a encontrar uma solução que atenda às suas necessidades financeiras. Entre em contato para discutirmos alternativas para pagamento ou ajustes das mensalidades pendentes. 

Mensagens para verificar o pagamento

Uma forma de evitar problemas com as mensalidades na academia é enviar mensagens periódicas para que o aluno verifique sua situação financeira antes de cobrá-lo. Quer ver como funciona?

  1. Olá, [Nome do Aluno]. Tudo bem por aí? Olha, o pagamento da sua última mensalidade ainda não foi registrado aqui no nosso sistema. Que tal dar uma olhada nas suas transações e verificar se está tudo certo? Qualquer problema, por favor, nos avise! A gente agradece pela atenção.
  2. Oi, [Nome do Aluno]. Como está? Estamos entrando em contato para que você possa verificar o status do pagamento da sua última mensalidade. Caso já tenha realizado a transação, pedimos que desconsidere essa mensagem. E, se realmente houver alguma pendência, por gentileza, entre em contato conosco para regularizar a situação.

Agora que você já sabe como escrever e enviar uma mensagem de cobrança, não se esqueça de acompanhar os conteúdos do nosso blog para acompanhar mais dicas de gestão e atendimento ao público na sua academia!